Så skyddas ryttarnas uppgifter
GDPR i stallsystemet, med vanliga ord.
Det viktigaste
- Det är ni som äger uppgifterna om era ryttare. HorseMatch använder dem bara för att systemet ska fungera.
- Andra ryttare ser aldrig någons e-post eller telefonnummer.
- Inga personnummer, och inga uppgifter om människors hälsa.
- Vi säljer aldrig uppgifterna och använder dem inte för reklam.
- Ni kan få ut allt, och ta bort allt.
Får vi lägga in kundernas e-post och telefon?
Ja. Ni behöver dem för att planera ridningen och skicka fakturor, och det är ett skäl som räcker enligt GDPR (avtalet med ryttaren). Oftast behövs alltså inget samtycke. Det ni ska göra är att berätta det för ryttarna, se nästa fråga.
Hur berättar vi det för ryttarna?
Avtalet som ryttarna godkänner i HorseMatch har redan en punkt om det. Använder ni egna avtal eller anmälningar räcker en mening, till exempel: ”Vi använder HorseMatch för schema och fakturor. Där finns ditt namn, din e-post och ditt telefonnummer. Läs mer på horsematch.se/stallsystem/personuppgifter.”
Vad ser de andra ryttarna och föräldrarna?
Det bestämmer ni under Inställningar. Som standard ser en ryttare sina egna hästar och dagar, och bara förnamnet på andra som rider samma häst. Väljer ni att ryttarna ska se hela veckan ser de vem som rider vilken häst och när, med namnet som ni skrivit det. Ingen ryttare ser någonsin någon annans e-post, telefonnummer, era anteckningar eller varför någon inte kan.
Vem i stallet ser vad?
Ni som är administratörer ser allt. Personalen ser telefonnummer, så att de kan nå ryttarna, men inte e-post eller era anteckningar.
Kan HorseMatch se våra uppgifter?
Bara för att hjälpa er när något krånglar. Då ser vi stallet som ni ser det, utan att kunna ändra något, och varje dag vi tittat syns för er under Inställningar. Vi säljer aldrig uppgifterna och använder dem inte för att göra reklam. Mejlen från ert stall har bara en rad längst ner om att de skickats via HorseMatch, med en länk för den som vill tipsa oss om ett annat stall.
Var finns uppgifterna?
Hos de leverantörer som driver HorseMatch: webbplatsen, databasen och e-posten. Vilka de är står i personuppgiftsbiträdesavtalet. Några är amerikanska bolag; då gäller EU:s regler för överföring dit.
Vad samlar ni inte in?
Personnummer om ryttarna, och uppgifter om människors hälsa. Skriv inte in sådant i anteckningarna. Hästarnas hälsa går bra: den handlar om hästen.
Vad händer när en ryttare slutar?
Arkivera eller ta bort ryttaren. Fakturor ni skickat är er bokföring och ska sparas i sju år, så de ligger kvar.
Vad händer om vi slutar använda HorseMatch?
Ni får ut era uppgifter: fakturor och fakturaunderlag direkt i appen, och resten som en fil från oss. Senast 90 dagar efter att ni slutat raderar vi dem.
Och om något går fel?
Läcker något, eller kommer någon obehörig åt uppgifterna, får ni veta det inom 36 timmar: vad som hänt, vilka uppgifter, och vad vi gjort. Vi hjälper er med en eventuell anmälan till Integritetsskyddsmyndigheten.
Behöver vi ett personuppgiftsbiträdesavtal?
Ja, det kräver lagen, och det ingår när ni godkänner villkoren. Läs, skriv ut eller spara det som PDF: personuppgiftsbiträdesavtalet.
Juridiken i sin helhet: personuppgiftsbiträdesavtalet och integritetspolicyn. Frågor? Mejla kontakt@horsematch.se.