Personuppgiftsbiträdesavtal

1. Parterna

Avtalet gäller mellan det stall som använder HorseMatch stallsystem (”stallet”), som är personuppgiftsansvarigt, och Wendelsson HorseMatch, enskild firma (”HorseMatch”), som är stallets personuppgiftsbiträde. Avtalet är en del av villkoren för stallsystemet och gäller så länge stallet använder stallsystemet, och därefter tills uppgifterna har lämnats tillbaka och raderats enligt punkt 10.

2. Vad behandlingen gäller

• Ändamål: att leverera stallsystemet till stallet – planera och visa stallets schema, skicka stallets mejl, ta fram avtal, fakturaunderlag och fakturor, föra hästarnas logg och hälsokalender, och hjälpa stallet när något krånglar.
• De registrerade: stallets ryttare och deras vårdnadshavare eller betalare, hästägare i stallet, stallets personal och tränare, och yrkespersoner (till exempel hovslagare och veterinär) som stallet bjuder in.
• Uppgifterna: namn, e-post, telefon, adress på fakturor, dagar och pass, frånvaro och önskemål, priser, avgifter och fakturor, ridnivå som stallet bekräftar, anteckningar som stallet eller ryttarna skriver, och när någon senast öppnade schemat eller läste stallets anslag.
• Inte: personnummer om ryttarna eller känsliga personuppgifter, till exempel om människors hälsa. Stallet skriver inte in sådana uppgifter i fritextfälten.
• Hur: lagring, visning för dem som stallet gett tillgång, sammanställning, utskick per e-post och export.

3. Stallets instruktioner

HorseMatch behandlar uppgifterna bara enligt stallets instruktioner. Instruktionerna är det här avtalet, villkoren och de val stallet gör i systemet, till exempel vad ryttarna ser och vilka mejl som skickas. Anser vi att en instruktion strider mot dataskyddsreglerna säger vi till direkt. Kräver en lag att vi behandlar uppgifterna på annat sätt berättar vi det för stallet först, om lagen tillåter det.

Mejl som skickas via stallsystemet har en kort rad längst ner om att de skickats via HorseMatch, med en länk där den som vill kan tipsa oss om ett annat stall. Utöver det använder vi inte uppgifterna för att marknadsföra HorseMatch.

4. Tystnadsplikt och vem som ser uppgifterna

Hos HorseMatch har i dag bara Hannes Weber Wendelsson tillgång till uppgifterna. Den som får tillgång framöver har tystnadsplikt. För att hjälpa stallet och rätta fel kan HorseMatch se stallet som stallets administratör ser det. Det är bara läsning, och varje dag vi tittat syns för stallets administratör under Inställningar.

5. Säkerhet

• All trafik till och från HorseMatch är krypterad (HTTPS).
• Lösenord lagras aldrig i klartext.
• Behörighet per roll: andra ryttare ser aldrig någons e-post eller telefonnummer, stallets personal ser telefonnummer, och e-post och anteckningar ser bara stallets administratörer.
• Databasen, filerna och e-posten ligger hos leverantörerna i punkt 6, som har egna säkerhetsåtgärder.
• Vi håller programvaran uppdaterad och rättar kända sårbarheter.

6. Underbiträden

Stallet godkänner att HorseMatch anlitar de här leverantörerna:

• Vercel – drift av webbplatsen, och lagring av bilder (servrar i Stockholm).
• Neon – databasen.
• Resend – utskick av stallets mejl.
• Anthropic – läser av ett schema som stallet läser in med AI, eller ändringar som stallet skriver med egna ord. Bara när stallet använder det, och inget sparas där.
• Cloudflare – vidarebefordran av e-post till HorseMatchs kontaktadress, om stallet mejlar oss.

Leverantörerna har avtal med HorseMatch med samma skyldigheter som i det här avtalet. Vill vi lägga till eller byta en leverantör berättar vi det för stallet minst 30 dagar innan. Stallet kan då invända, och om vi inte kommer överens kan stallet säga upp stallsystemet utan uppsägningstid.

7. Överföring utanför EU/EES

Några av leverantörerna är amerikanska bolag. Överföringar utanför EU/EES sker med stöd av EU:s adekvansbeslut för USA (Data Privacy Framework) eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

8. Hjälp till stallet

Det mesta kan stallet göra själv i systemet: ändra, arkivera och ta bort ryttare och anteckningar. När en ryttare vill ha ut sina uppgifter, få dem rättade eller raderade hjälper HorseMatch stallet med det som inte går att göra själv, och svarar inom en vecka. Vi hjälper också till med frågor om säkerheten och om stallet behöver göra en konsekvensbedömning eller ha kontakt med Integritetsskyddsmyndigheten.

9. Om något händer med uppgifterna

Får HorseMatch veta att uppgifter läckt, förstörts eller kommit åt av någon obehörig (en personuppgiftsincident) meddelar vi stallet utan onödigt dröjsmål och senast inom 36 timmar. Vi berättar vad som hänt, vilka uppgifter och ungefär hur många personer det gäller, och vad vi gjort. Stallet anmäler incidenten till Integritetsskyddsmyndigheten om det behövs (inom 72 timmar), och vi hjälper till med underlaget.

10. När stallet slutar

När stallsystemet sagts upp får stallet ut sina uppgifter: fakturor och fakturaunderlag (utskrift och SIE-fil) och övriga uppgifter som en fil på begäran. Senast 90 dagar efter att avtalet upphört raderar HorseMatch stallets personuppgifter. Fakturor som stallet skickat via HorseMatch är stallets bokföring, som stallet ska spara i sju år. De sparar vi bara för stallets räkning om stallet ber om det.

11. Insyn

HorseMatch ger stallet den information som behövs för att visa att avtalet följs, och svarar på frågor om det inom 30 dagar.

12. Ansvar

Ansvaret mot de registrerade följer artikel 82 i dataskyddsförordningen. Mellan stallet och HorseMatch gäller i övrigt villkoren för stallsystemet.

13. Ändringar

Ändras avtalet berättar vi det i appen och per e-post minst 30 dagar innan ändringen börjar gälla, om den inte krävs av lag tidigare.

Kontakt

Frågor om avtalet eller om en incident: kontakt@horsematch.se.